Sistem Guru Online
Sistem Guru Online - Komuniti Pendidikan Malaysia
Panduan Terkini Menulis Minit Mesyuarat. Assalamualaikum dan selamat sejahtera. Pada kali ini, perkongsian ilmu diteruskan lagi dengan mengongsikan panduan dalam menulis minit mesyuarat.
Umum sedia maklum, minit mesyuarat merupakan satu laporan mengenai perkara atau hal yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Sebelum kita muat turun Contoh Minit Mesyuarat, mari kita lihat panduan membuatnya yang betul.
Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat atau urus setia mesyuarat. Dokumen ini sangat penting kerana ia merupakan sumber rujukan masa hadapan terhadap sesuatu hal. Ia juga merupakan bukti yang kuat kepada sesuatu perkara itu ada dibincangkan.
Format minit lazimnya, disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur supaya ia mudah difahami walau pun bagi yang tidak dapat hadir ke mesyuarat berkenaan. Format minit mesyuarat mesti mempunyai lapan komponen yang penting iaitu:
1. Tajuk Minit
Bahagian ini adalah bahagian paling atas di tulis yang mencatat nama mesyuarat yang berkaitan. Bagi format penulisan yang betul huruf besar digunakan bagi setiap pangkal perkataan. Contohnya, Minit Mesyuarat Panitia Bahasa Melayu.
2. Bil/Tahun
Bil ialah singkatan bagi bilangan. Ia mewakili bilangan kali ke berapa mesyuarat diadakan pada tahun itu. Contohnya, katakan mesyuarat yang akan diadakan kali ini adalah kali yang ketiga dalam tahun 2017 maka format penulisannya adalah 03/2017.
3. Tarikh
Tarikh yang mesti ditulis adalah tarikh mesyuarat berkenaan diadakan. Terdapat beberapa jenis format penulisan bagi tarikh. Contohnya, 3 Jun 2017 atau 3.6.2017 atau 3/6/2017. Ini terpulang pada penulis minit.
4. Masa
Mencatat tempoh masa mesyuarat tersebut diadakan. Contohnya, 10 pagi -12 tengahari.
5. Tempat
Mencatat lokasi mesyuarat diadakan. Perkataan pangkal huruf bagi setiap lokasi biasanya di tulis dengan huruf besar. Contohnya, Dewan Bunga Raya, Tingkat 3.
6. Kehadiran
Mencatat hal-hal yang berkaitan dengan kehadiran. Terdapat pelbagai format yang digunakan untuk mencatat rekod kehadiran. Namun yang utama nama kehadiran mesti dimulai dengan nama pengerusi mesyuarat dan di susun mengikut kekananan jawatan. Catatan kehadiran juga harus mencatat maklumat berkaitan siapa yang hadir, yang turut hadir (senarai nama bukan AJK yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas) dan yang tidak hadir (sama ada dengan alasan atau tidak).
7. Catatan Mesyuarat
7.1 Perutusan Pengerusi
Ruangan ini mencatat hal-hal yang dibangkitkan oleh pengerusi mesyuarat. Semua catatan harus disertakan dengan catatan “untuk makluman” atau “untuk tindakan “ pihak yang terlibat dengan isu berkenan.
7.2 Pengesahan Minit Mesyuarat Yang Lalu
Ruangan ini mencatat keputusan mesyuarat yang lepas sama ada ia disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan tertentu.
7.3 Perkara-Perkara Berbangkit
Di dalam ruangan ini semua perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas di tulis selengkapnya bermula dengan tajuk dan diikuti hal-hal lain seperti muka surat dan perenggan minit lepas yang membincangkan perkara yang sama. Tujuan catatan ini adalah untuk memudahkan rujukan dibuat. Jika perlu ada tindakan susulan maka perlu dicatatkan pihak yang bertanggungjawab. Rujuk Contoh Minit mesyuarat nanti.
7.4 Perbincangan Kertas Kerja / Laporan Bulanan
Sekiranya ada kertas kerja utama yang telah dibincangkan dalam mesyuarat maka ruangan ini hendaklah merekodkan perkara seperti tajuk kertas kerja, pihak yang menyediakan kertas kerja berkenaan, tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan, isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan, pandangan atau komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan dan ditutup dengan mencatat keputusan mesyuarat mengenai isu-isu berkenaan dan tindakan susulan yang perlu diambil jika ada.
7.5 Hal-Hal Lain
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang berkaitan tetapi tidak termasuk dalam agenda mesyuarat.
7.6. Penutup
Tiga perkara penting yang perlu direkodkan dalam ruangan ini iaitu ucapan penghargaan dan terima kasih pengerusi mesyuarat, tarikh mesyuarat berikutnya dan catatan mengenai masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan
8. Urusetia
Ruangan ini mencatat nama pihak yang bertanggungjawab sebagai Urus Setia Mesyuarat.
9. Tarikh
Ruangan ini mencatat tarikh minit ditulis.
Dapatkan “Contoh Minit Mesyuarat” di sini
Di sini admin nak kongsikan bahan tersebut. Sila download menggunakan link yang telah disediakan.
Format dokumen ini adalah dalam ‘PDF’
Download : Contoh Minit Mesyuarat
Semoga perkongsian pada kali ini iaitu Panduan Terkini Menulis Minit Mesyuarat ini sedikit sebanyak dapat membantu anda dalam membuat minit mesyuarat dengan baik, mungkin terdapt perbezaan format yang digunakan di setiap negeri, sebagai contoh, negeri Johor menggunakan format yang telah ditetapkan di dalam SPSK.
Panduan Terkini Menulis Minit Mesyuarat
Mohd Suhaimin Isnen
https://www.sistemguruonline.my/2018/02/panduan-terkini-menulis-minit-mesyuarat.html